Verantwortlicher
Margarita Rost
Büroservice Visitconsul
Schulstr. 6
04435 Schkeuditz
Germany Nordsachsen
E-Mail-Adresse: m.rost@visitconsul.com

Übersicht der Verarbeitungen
Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.

Arten der verarbeiteten Daten
•    Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen).
•    Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos).
•    Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern).
•    Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen).
•    Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten).
•    Vertragsdaten (z.B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie).
•    Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindungen, Rechnungen).
•    Spezifische Antragsdaten (wie unten unter „Kommerzielle Leistungen“ detailliert aufgeführt).

Kategorien betroffener Personen
•    Kunden/Interessenten.
•    Kommunikationspartner.
•    Nutzer (Webseitenbesucher).

Zwecke der Verarbeitung
* Büro- und Organisationsverfahren.
* Kontaktanfragen und Kommunikation.
* Vertragliche Leistungen und Service.
* Verwaltung und Beantwortung von Anfragen.

Maßgebliche Rechtsgrundlagen
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht der Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis wir personenbezogene Daten verarbeiten.
•    Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO): Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.
•    Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c. DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt.
•    Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO): Die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Übermittlung und Offenbarung von personenbezogenen Daten
Im Rahmen unserer Verarbeitung von personenbezogenen Daten kann es vorkommen, dass die Daten an andere Stellen, Unternehmen oder Personen übermittelt oder ihnen gegenüber offengelegt werden.
Empfänger im Rahmen der Vertragserfüllung:
•    Konsularische Vertretungen der Russischen Föderation (zwecks Einreichung und Bearbeitung der vorbereiteten Antragsunterlagen).
•    Deutsche Behörden (wie z.B. Standesämter, Bürgerbüros oder Ausländerbehörden) zur Einreichung der vorbereiteten Antragsunterlagen.
•    Post- und Kurierdienste (zur physischen Übermittlung der Dokumente, sofern dies Teil des bestellten Service ist).
•    Zahlungsdienstleister (zur Abwicklung der Zahlungen).

Datenverarbeitung in Drittländern
Sofern wir Daten in einem Drittland (außerhalb der EU/EWR) verarbeiten, erfolgt dies nur, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt werden.
Da unsere Hauptleistung die Vorbereitung von Dokumenten für die Einreichung bei Konsularischen Vertretungen der Russischen Föderation (ein Drittland) ist, erfolgt die Übermittlung Ihrer Daten dorthin nur, soweit dies zur Erfüllung des zwischen Ihnen und uns geschlossenen Vertrages (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO) zwingend erforderlich ist.
 

Einsatz von Cookies
Cookies sind kleine Textdateien, die Daten von besuchten Websites oder Domains enthalten und vom Browser auf dem Computer des Benutzers gespeichert werden.
Wir verwenden auf unserer Website ausschließlich technisch notwendige Cookies (sogenannte First-Party-Cookies).
Diese Cookies sind für den ordnungsgemäßen Betrieb unserer Webseite und die Bereitstellung von grundlegenden Funktionen (wie z.B. Sicherheit, Speicherung des Log-in-Status für die Dauer einer Sitzung) unbedingt erforderlich und können nicht deaktiviert werden.
Rechtsgrundlage: Der Einsatz dieser technisch notwendigen Cookies erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO) an der Erbringung eines funktionsfähigen und sicheren Onlineangebotes.
Verarbeitete Datenarten: Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Zugriffszeiten), Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. IP-Adressen).
Wir verwenden keine Cookies zu Statistik-, Marketing- oder Tracking-Zwecken.
Allgemeine Hinweise zum Widerspruch (Opt-Out):
Sie können die Speicherung von Cookies generell durch eine entsprechende Einstellung in Ihrer Browser-Software verhindern. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können.

Kommerzielle und geschäftliche Leistungen
Wir verarbeiten Daten unserer Kunden und Auftraggeber (nachfolgend einheitlich als "Kunden" bezeichnet), um ihnen unsere vertraglichen oder vorvertraglichen Leistungen erbringen zu können. Die zu diesem Zweck verarbeiteten Daten, die Art, der Umfang und der Zweck sowie die Erforderlichkeit ihrer Verarbeitung, bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertragsverhältnis.
Zu den verarbeiteten Daten gehören grundsätzlich die Bestands- und Stammdaten unserer Kunden (z.B. Name, Adresse), Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Vertragsdaten (z.B. in Anspruch genommene Leistungen, Vertragsinhalte, vertragliche Kommunikation, Namen von Kontaktpersonen), Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung, Zahlungshistorie).
Zusätzlich verarbeiten wir für die Erbringung unserer Hauptdienstleistung (Vorbereitung von Dokumenten für konsularische Anträge) folgende spezifische Kategorien:
•    Identifikationsdaten: Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Familienstand.
•    Reisedokumentendaten: Passnummer, Gültigkeitsdauer, Ausstellungsdatum und -ort des Reisepasses, Angaben zur Meldeadresse.
•    Antragsspezifische Daten: Angaben zu den Eltern, Beruf, ggf. Angaben zur militärischen Verpflichtung, Informationen zu früheren Visa oder Reisen (soweit für den konkreten Antrag erforderlich).
•    Biometrische Daten: Fotografien (Passfotos).
Wir verarbeiten keine besonderen Kategorien von Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten), es sei denn, diese sind ausnahmsweise Bestandteil der vom Kunden zur Verfügung gestellten Antragsdokumente.
Betroffene Personen: Kunden, Interessenten.
Zwecke der Verarbeitung: Erbringung vertraglicher Leistungen und Serviceleistungen (insbesondere die Vorbereitung konsularischer Anträge), Kontaktanfragen und Kommunikation, Büro- und Organisationsverfahren, Zahlungsverkehr, Sicherheitsmaßnahmen.
Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO), Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c. DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO).

 

Kontaktaufnahme
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon) werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Anfragen erforderlich ist.
Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO).
Kommunikation via Messenger
Wir setzen zu Zwecken der Kommunikation Messenger-Dienste ein. Wir weisen darauf hin, dass die Anbieter der Messenger zwar nicht den Inhalt einsehen, aber in Erfahrung bringen können, dass und wann Kommunikationspartner mit uns kommunizieren sowie technische Informationen zum verwendeten Gerät (Metadaten) verarbeitet werden.
Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO).
Eingesetzte Dienste und Diensteanbieter: WhatsApp, Instagram, Telegram.

Bereitstellung des Onlineangebotes und Webhosting
Um unser Onlineangebot sicher und effizient bereitstellen zu können, nehmen wir die Leistungen von einem oder mehreren Webhosting-Anbietern in Anspruch, von deren Servern (bzw. von ihnen verwalteten Servern) das Onlineangebot abgerufen werden kann. Zu diesen Zwecken können wir Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste sowie Sicherheitsleistungen und technische Wartungsleistungen in Anspruch nehmen. Zu den im Rahmen der Bereitstellung des Hostingangebotes verarbeiteten Daten gehören alle die Nutzer unseres Onlineangebotes betreffenden Angaben, die im Rahmen der Nutzung und der Kommunikation anfallen. Hierzu gehören regelmäßig die IP-Adresse und alle innerhalb unseres Onlineangebotes getätigten Eingaben.
E-Mail-Versand und -Hosting: 
Die von uns in Anspruch genommenen Webhosting-Leistungen umfassen ebenfalls den Versand, den Empfang sowie die Speicherung von E-Mails. Wir weisen Sie darauf hin, dass E-Mails im Internet grundsätzlich nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt versendet werden. Wir können daher für den Übertragungsweg der E-Mails zwischen dem Absender und dem Empfang auf unserem Server keine Verantwortung übernehmen. Erhebung von Zugriffsdaten und Logfiles: Wir selbst (bzw. unser Webhostinganbieter) erheben Daten zu jedem Zugriff auf den Server (sogenannte Serverlogfiles). Zu den Serverlogfiles können die Adresse und Name der abgerufenen Webseiten und Dateien, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmengen, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL und die IP-Adresse gehören. Die Serverlogfiles werden primär zu Zwecken der Sicherheit (z.B., um eine Überlastung der Server zu vermeiden) und zur Stabilitätssicherung eingesetzt. Verarbeitete Datenarten: Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos), Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen), Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Zugriffszeiten). 
Betroffene Personen: Nutzer (z.B. Webseitenbesucher, Nutzer von Onlinediensten). Zwecke der Verarbeitung: Bereitstellung des Onlineangebotes, Sicherstellung der Stabilität und Sicherheit, Vertragliche Leistungen und Service. 
Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO). 
Eingesetzte Dienste und Diensteanbieter: 
Wix: Hostingplattform für Websites; Dienstanbieter: Wix.com ltd., Tel Aviv, 500 Terry A. Francois Boulevard, San Francisco, California 94158, USA; Website: https://www.wix.com; 
Datenschutzerklärung: https://de.wix.com/about/privacy.

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Cloud-Dienste
Wir nutzen über das Internet zugängliche und auf den Servern ihrer Anbieter ausgeführte Softwaredienste (sogenannte "Cloud-Dienste") für die folgenden Zwecke: Dokumentenspeicherung und -verwaltung, Kalenderverwaltung, E-Mail-Versand, Tabellenkalkulationen, Austausch von Dokumenten, Inhalten und Informationen sowie gegebenenfalls für Audio- und Videokonferenzen.
In diesem Rahmen können personenbezogenen Daten verarbeitet und auf den Servern der Anbieter gespeichert werden, soweit diese Bestandteil von Kommunikationsvorgängen mit uns sind oder von uns sonst, wie im Rahmen dieser Datenschutzerklärung dargelegt, verarbeitet werden. Zu diesen Daten können insbesondere Stammdaten und Kontaktdaten der Nutzer, Daten zu Vorgängen, Verträgen, sonstigen Prozessen und deren Inhalte gehören. Die Anbieter der Cloud-Dienste verarbeiten ferner Nutzungsdaten und Metadaten, die von ihnen zu Sicherheitszwecken und zur Serviceoptimierung verwendet werden.
Hinweise zu Rechtsgrundlagen: Der Einsatz der Cloud-Dienste kann ein Bestandteil unserer (vor)vertraglichen Leistungen sein, sofern der Einsatz der Cloud-Dienste in diesem Rahmen vereinbart wurde (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO). Ansonsten werden die Daten der Nutzer auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (d.h., Interesse an effizienten und sicheren Verwaltungs- und Kollaborationsprozessen) verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO).
Verarbeitete Datenarten: Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern), Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Dokumente, Fotos), Nutzungsdaten (z.B. Zugriffszeiten, besuchte Bereiche), Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen).
Betroffene Personen: Kunden, Beschäftigte, Interessenten, Kommunikationspartner.
Zwecke der Verarbeitung: Büro- und Organisationsverfahren, Vertragliche Leistungen und Service.
Rechtsgrundlagen: Vertragserfüllung und vorvertragliche Anfragen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b. DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO).
Eingesetzte Dienste und Diensteanbieter: 
Google Cloud-Dienste: Cloud-Speicher-Dienste; Dienstanbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, Mutterunternehmen: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; Website: https://cloud.google.com/; Datenschutzerklärung: https://www.google.com/policies/privacy, Sicherheitshinweise: https://cloud.google.com/security/privacy; Standardvertragsklauseln (Gewährleistung Datenschutzniveau bei Verarbeitung im Drittland): https://cloud.google.com/terms/data-processing-terms; Zusätzliche Hinweise zum Datenschutz: https://cloud.google.com/terms/data-processing-terms.
Strato Cloud-Dienste: Cloud-Speicher-Dienste und ggf. E-Mail-Hosting; Dienstanbieter: STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland; Website: https://www.strato.de; Datenschutzerklärung: https://www.strato.de/datenschutz/. Hinweis: Es wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter geschlossen.

Präsenzen in sozialen Netzwerken
Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke (z.B. Instagram, Facebook), um dort mit Nutzern zu kommunizieren. Wir weisen darauf hin, dass die Anbieter (Meta Platforms Ireland Limited) Daten zu Marktforschungs- und Werbezwecken verarbeiten.
Rechtsgrundlagen: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO).
Eingesetzte Dienste und Diensteanbieter: Instagram, Facebook.

Änderung und Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald die Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen.

Rechte der betroffenen Personen
Sie haben das Recht:
•    Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden, und auf Auskunft über diese Daten.
•    Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
•    Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ die Einschränkung27 der Vera28rbeitung der Daten zu verlangen.
•    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.
•    Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.
•    Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
•    Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
•    Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Begriffsdefinitionen
In diesem Abschnitt erhalten Sie eine Übersicht über die in dieser Datenschutzerklärung verwendeten Begrifflichkeiten. Viele der Begriffe sind dem Gesetz entnommen und vor allem in Art. 4 DSGVO definiert. Die gesetzlichen Definitionen sind verbindlich. Die nachfolgenden Erläuterungen dienen vor allem dem Verständnis.
IP-Masking Als "IP-Masking” wird eine Methode bezeichnet, bei der die letzten Stellen einer IP-Adresse gelöscht werden, damit die IP-Adresse nicht mehr der eindeutigen Identifizierung einer Person dienen kann (Pseudonymisierung).
Personenbezogene Daten "Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden "betroffene Person“) beziehen.
Verantwortlicher Als "Verantwortlicher“ wird die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet, bezeichnet.
Verarbeitung "Verarbeitung" ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Der Begriff umfasst praktisch jeden Umgang mit Daten, sei es das Erheben, das Auswerten, das Speichern, das Übermitteln oder das Löschen.